Revues de logiciels

11 meilleurs logiciels de gestion de documents de 2020 examinés


Les documents et fichiers sont une partie essentielle de votre entreprise.

Que vous dirigiez une grande organisation, une petite entreprise ou même que vous travail à domicile, il est probable que vous créez beaucoup de documents. Une fois que vous avez créé ces documents, vous devez les garder en sécurité et organisés pour que votre équipe et vos clients puissent y accéder facilement.

Pour simplifier les choses, vous pouvez utiliser logiciel de gestion de documents.

Le besoin de ces outils augmente, avec la marché mondial des logiciels de gestion de documents devrait atteindre 11,06 milliards de dollars d'ici 2028.

Ces outils sont de plus en plus populaires - et pour une bonne raison.

Ils vous aident à garder les fichiers organisés et sécurisés pour assurer une collaboration transparente entre toutes les parties prenantes. Ils facilitent également le téléchargement, le téléchargement ou tout simplement l'accès aux fichiers depuis n'importe quelle plate-forme, appareil ou navigateur Web.

Pour vous aider à prendre la bonne décision, j'ai classé et examiné le meilleur logiciel de gestion de documents. Ces avis sont basés sur leurs principales fonctionnalités, leur facilité d'utilisation, leurs intégrations, le cycle de vie des documents, les formats de fichiers, l'automatisation du flux de travail, les plans de tarification, etc.

Commençons.

Quel est le meilleur logiciel de gestion de documents?

Voici mes meilleurs choix pour le meilleur logiciel de gestion de documents à utiliser cette année.

1. Dropbox.

Dropbox est l'un des systèmes de gestion de documents tout-en-un les plus populaires disponibles. Il permet la gestion des actifs numériques pour les documents traditionnels et multimédias. Il permet également de modifier les documents et les modifications sont visibles en temps réel pour les autres utilisateurs.

Avec de nouvelles fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour transformer les images en texte et des tonnes d'intégrations d'applications tierces, vous ne pouvez pas vous tromper avec Dropbox.

Principales caractéristiques:

  • Outil de transfert de compte - Il vous permet de transférer en toute sécurité des fichiers entre plusieurs utilisateurs en cas de mélange ou de changement de responsabilités.
  • Vitrine Dropbox - Présentez tous vos travaux dans des pages gérées par des professionnels et suivez les utilisateurs qui interagissent avec vos fichiers.
  • Intégration d'applications tierces - Dropbox offre une intégration robuste avec plus de 3 000 000 applications connectées.
  • Support en direct - Son support en direct offre un service robuste par e-mail, chat et appels téléphoniques.

Avantages:

  • Des offres «effacement à distance» fonctionnalité pour effacer instantanément vos fichiers des appareils volés et des comptes piratés pour protéger les données
  • Vous permet de surveiller l'activité de votre équipe via le tableau de bord d'administration
  • Fournit un accès temporaire via des liens expirables et désactive les téléchargements dans les liens
  • Vous aide à récupérer des fichiers supprimés en restaurant la version précédente du fichier
  • Synchronise les appareils et les plateformes
  • Livré avec une fonctionnalité appelée «gestionnaire de dossiers d'équipe» pour vous aider à prendre le contrôle et la visibilité des dossiers d'équipe
  • Offre une multitude de plans de stockage flexibles

Les inconvénients:

  • La version mobile n'est pas aussi conviviale que la version de bureau
  • Les téléchargements peuvent être lents

Tarification:

Ses plans Standard et Avancé coûtent respectivement 12,50 $ et 20 $ par mois. Le prix de son plan Entreprise est disponible sur demande.

2. Zoho Docs.

Zoho Docs est un autre logiciel de gestion de documents populaire sur cette liste. Il vous permet de stocker et de gérer tous vos fichiers sur le cloud en toute sécurité. Il propose également de puissants outils de collaboration, notamment le partage de groupe et la synchronisation bidirectionnelle, pour vous aider à travailler efficacement avec des clients et des employés distants.

Principales caractéristiques:

  • Stocker des documents - Il permet aux utilisateurs de stocker facilement des fichiers volumineux, y compris des vidéos, des dossiers et même des bases de données complètes.
  • Envoyer un e-mail - Envoyez instantanément des documents depuis votre e-mail ou votre scanner vers le compte cloud sans vous connecter.
  • Organisation propre - Créez facilement des dossiers et des sous-dossiers pour une catégorisation claire des fichiers en fonction du projet, de la fonction et des types de fichiers.
  • Synchronisation bidirectionnelle - Vous pouvez travailler en ligne ou hors ligne sur votre bureau - les fichiers sont automatiquement mis à jour une fois que vous êtes de nouveau en ligne.

Avantages:

  • Vous permet de transférer un grand nombre de dossiers sans gâcher la commande
  • Crée une sauvegarde automatique des fichiers pour éviter la perte de données
  • Vous permet de télécharger des fichiers en masse
  • Vous permet de créer un groupe pour partager des fichiers avec plusieurs utilisateurs à la fois
  • Fournit un chat dans l'application pour collaborer avec différents membres de l'équipe
  • Définit des rappels et des tâches pour gérer et déléguer le travail entre les équipes
  • Enregistre vos fichiers sur différents serveurs à plusieurs emplacements
  • Il offre une sécurité stricte en cryptant les fichiers via une clé RSA basée sur 2048 bits construite via Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Offre la fonction de piste d'audit pour suivre les modifications effectuées par d'autres utilisateurs
  • Vous permet de le personnaliser selon vos exigences de marque
  • Offre une version gratuite pour jusqu'à 5 utilisateurs

Les inconvénients:

  • L'interface utilisateur a l'air basique et datée
  • Le temps de chargement de l'application est lent

Tarification:

Ses plans payants commencent à partir de 5 $ par mois. Vous bénéficiez également d'un essai gratuit de 15 jours.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet est un autre puissant système de gestion de documents (DMS) qui vous aide à numériser et à numériser des fichiers instantanément. Il vous permet également d'envoyer un seul fichier dans plusieurs formats avec des liens protégés par mot de passe et de classer et localiser facilement les fichiers.

Principales caractéristiques:

  • Recherche puissante - Il permet une recherche en texte intégral pour rechercher n'importe quel fichier situé dans n'importe quel dossier. Il organise, reconnaît automatiquement, nomme et stocke tous les documents en utilisant les informations présentes dans les fichiers.
  • Gestion du workflow - Consultez facilement l'instantané de votre flux de documents. Il vous permet également de jeter un œil à des étapes spécifiques du flux de travail.
  • Modèles intégrés - Tirez parti des modèles de structure de dossiers que vous souhaitez conserver dans tout le système. Vous pouvez également effectuer la création de documents avec des noms prédéfinis.
  • Demandes de fichiers - Permettez aux clients et employés distants de télécharger à distance des fichiers sur le système via un accès invité en tirant parti de sa fonction de demande de fichier.

Avantages:

  • Vous permet de définir la gouvernance des dossiers individuels, des armoires, des tiroirs de fichiers
  • Vous pouvez envoyer une demande de signature électronique à n'importe qui pour n'importe quel document
  • Vous permet de conserver une piste d'audit distincte pour les documents signés afin d'assurer la conformité et la sécurité
  • Fournit une application de bureau conviviale
  • Importe des e-mails et des pièces jointes dans un dossier prédéfini
  • Offre un support technique réactif
  • Livré équipé d'applications mobiles Android et iOS
  • Vous permet de télécharger des documents directement depuis la caméra
  • Tirez parti de l'authentification à deux facteurs et des autorisations basées sur les rôles pour une sécurité renforcée
  • Cryptage de bout en bout du partage et du stockage de fichiers
  • Fournit une intégration avec des applications tierces, notamment Salesforce et Microsoft Office

Les inconvénients:

  • Il pourrait être plus convivial

Tarification:

Ses plans d'abonnement commencent à 15 $ par mois et vont jusqu'à 199 $ par mois. Vous obtenez également une démo gratuite.

4. Tiroir numérique.

Le tiroir numérique est l'une des options préférées des moyennes entreprises dans le commerce de détail, la fabrication et l'éducation, entre autres. Il est capable de numériser et de stocker des documents instantanément et offre un stockage de documents sur site pour une couche de sécurité supplémentaire.

Principales caractéristiques:

  • Organisation des documents - Organisez facilement tous vos documents dans un emplacement centralisé avec une structure de fichiers / dossiers familière basée sur Windows. Il vous permet également de stocker des fichiers dans plusieurs classeurs pour une ségrégation facile.
  • Souple - Fusionnez facilement des documents ou ajoutez des pages aux documents déjà existants. Vous pouvez également renommer des documents avec différents index.
  • Importation facile - Tirez parti des fonctions de glisser-déposer, de copier-coller et de numériser ou d'importer pour importer facilement des fichiers directement dans le lecteur.
  • Sécurité - Il offre une sécurité puissante de tous les documents grâce au cryptage AES-128 bits. Vous pouvez également tirer parti de la piste d'audit pour suivre les modifications apportées à n'importe quel document.

Avantages:

  • Personnalisez instantanément les classeurs pour les besoins métier spécifiques
  • Tirez parti du contrôle des versions pour accéder aux anciennes versions du même fichier
  • Avec la recherche par mot clé et texte, vous pouvez facilement trouver des fichiers stockés dans n'importe quel dossier sur le lecteur
  • Vous permet d'imprimer des documents directement depuis le lecteur
  • Capturez et importez plusieurs documents en même temps
  • Il synchronise les modifications apportées aux fichiers depuis n'importe quel appareil
  • Collaborez facilement avec différentes parties prenantes en examinant les modifications apportées au fichier en temps réel
  • Offre un essai gratuit

Les inconvénients:

  • Offre des fonctionnalités limitées
  • Ne convient pas aux grandes organisations

Tarification:

Vous pouvez soit acheter une licence mono-utilisateur du logiciel à un coût unique de 1 200 $, soit utiliser son plan d'abonnement de 500 $ / an.

5. FileHold.

FileHold est une solution de gestion de documents d'entreprise (DMS) abordable et facile à installer. Vous pouvez facilement numériser, stocker et indexer des documents via le logiciel. Pour garantir une sécurité absolue, vous pouvez également installer le logiciel sur votre serveur local.

Principales caractéristiques:

  • Formulaires électroniques - Extrayez facilement les informations de métadonnées des formulaires électroniques en tirant parti des outils Microsoft Word standard présents dans les formulaires Office ou PDF.
  • Courrier - C'est une méthode sécurisée d'envoi de documents qui envoie également une preuve de livraison. Il informe également les destinataires par e-mails avec un lien vers le document.
  • Gestion de fichiers - Il vous permet de devenir plus efficace en différenciant vos tâches quotidiennes et en faisant de la gestion des fichiers un processus efficace.
  • Numérisation et imagerie - Pas de papier en numérisant et en imaginant directement les documents à envoyer à différents utilisateurs à travers le monde.

Avantages:

  • Prise en charge de plusieurs navigateurs
  • Livré avec un logiciel de smartphone capable de gérer facilement tous les documents
  • Il est équipé d'une recherche avancée de type Google qui exploite les métadonnées du document pour vous aider à trouver des résultats pertinents
  • Vous pouvez l'intégrer efficacement avec Microsoft Office pour permettre un accès direct à des outils comme Outlook, Word, PowerPoint, Excel et Visio
  • Gérez facilement les documents les plus récents et les archives grâce à des politiques avancées de disposition et de conservation
  • Tirez parti de la capacité de check-in / checkout pour éviter d'écraser lorsque vous travaillez sur un document particulier
  • Créez des dossiers virtuels pour obtenir une agrégation infinie de fichiers
  • Vous permet de travailler sur les documents hors ligne et toutes les modifications seront enregistrées une fois que vous serez de nouveau en ligne
  • Offre la gestion de contenu d'entreprise (ECM) et l'archivage

Les inconvénients:

  • Si vous êtes débutant, vous trouverez peut-être un peu difficile de comprendre ses fonctionnalités
  • L'interface utilisateur n'est pas conviviale

6. Localisateur de documents.

Document Locator offre une intégration puissante avec Windows et un hébergement cloud efficace pour une gestion pratique des fichiers. Certaines de ses fonctionnalités les plus impressionnantes incluent le contrôle de version, la numérisation sans papier, le contrôle des documents, la gestion des e-mails, etc.

Principales caractéristiques:

  • Numérisation - Document Locator vous permet de convertir facilement des documents papier en fichiers entièrement consultables. Vous pouvez également effectuer une capture de document et comprendre des faits importants sur le document en tant que métadonnées de fichier.
  • Workflows automatisés - Il offre une variété de fonctionnalités de flux de travail, y compris le délai d'expiration, les processus basés sur les rôles, les points de contrôle qualité et les modèles de notification personnalisables, entre autres.
  • Options de recherche - Vous pouvez rechercher des fichiers via plusieurs fonctionnalités, notamment la recherche rapide, la recherche avancée, la recherche avancée ou la recherche My DL.
  • Approbation du document - Capturez facilement l'approbation électronique des documents pour garantir la transparence et la conformité. Il prend également en charge les étapes d'approbateur unique et les étapes d'approbateur multiples complexes.

Avantages:

  • Vous permet de capturer les métadonnées des fichiers numérisés à partir de zones, de pages de garde, de codes-barres ou de les sélectionner individuellement à l'écran en utilisant l'aperçu dans Document Pro
  • Offre une prise en charge sur tous les navigateurs, appareils et plates-formes
  • Améliore la flexibilité des processus grâce aux options de délégation
  • Vous pouvez automatiser les opérations centrées sur le document pour éviter la répétabilité et améliorer l'efficacité de l'opération
  • Examiner un échantillon défini de flux de travail pour un meilleur contrôle de la qualité
  • Vous permet de suivre l'état de la révision du document et les étapes d'approbation
  • Les rappels et notifications automatiques accélèrent le processus d'approbation des documents
Les inconvénients:
  • L'interface utilisateur est un peu bâclée
  • Offre une formation offerte seulement quelques fois par an

Tarification:

Ses prix de licence commencent à partir de 250 $ et vont jusqu'à 400 $.

7. HighTail.

HighTail permet une gestion des documents plus conviviale et intuitive. De plus, il permet aux professionnels de la création de partager facilement des fichiers volumineux, notamment des fichiers vidéo, graphiques, de conception, de photographie et de présentation.

Principales caractéristiques:

  • Aperçu haute résolution - Vous pouvez prévisualiser ou diffuser des fichiers volumineux sans les télécharger.
  • Conversation en temps réel - Les individus ou les équipes peuvent recevoir des e-mails en temps réel, des mises à jour de projet et des commentaires.
  • Annotations à main levée - Vous permet de relire les fichiers en dessinant une boîte, une flèche, une ligne ou une forme à main levée pour baliser les fichiers multimédia.
  • Comparaison des versions - Vous pouvez tirer parti de la comparaison des versions côte à côte des fichiers sur le même écran pour évaluer les changements et donner facilement des commentaires.

Avantages:

  • Permet aux utilisateurs de donner des commentaires plus clairs grâce à un commentaire direct sur le fichier, ce qui entraîne moins de résultats et un meilleur produit final
  • Rationalise et consolide le processus créatif pour réduire les délais de commercialisation
  • Les destinataires n'ont pas besoin d'un compte pour les contrôles d'accès pour afficher les fichiers partagés
  • Livré avec un cryptage AES 256 bits, ainsi que des offres de sécurité de niveau entreprise pour offrir une sécurité stricte à travers le système
  • Fournit «envoyer un tracker» fonctionnalité pour savoir quand les fichiers sont livrés et téléchargés
  • Afficher plusieurs fichiers à la fois via des dossiers visuels
  • Offre une version gratuite pour les particuliers

Les inconvénients:

  • Les liens partagés expirent trop rapidement
  • La fonction de recherche n'est pas conviviale

Tarification:

Ses plans premium commencent à 12 $ par mois et vont jusqu'à 36 $ par mois.

8. Evernote Business.

Evernote Business est, sans aucun doute, l'un des outils les plus populaires pour la gestion de fichiers. Il vous aide à créer et à partager facilement des notes et des fichiers pour créer un lieu de travail plus intelligent et plus productif. Toutes ses fonctionnalités se concentrent principalement sur l'amélioration de la productivité de l'entreprise.

Principales caractéristiques:

  • Améliorez la productivité - Les équipes peuvent collecter, classer et partager efficacement des idées pour améliorer la productivité.
  • Web Clipper - Stockez instantanément les captures d'écran du site Web dans votre compte EverNote. Vous pouvez facilement enregistrer toutes les informations utiles en ligne et les trouver coupées chaque fois que vous en avez besoin.
  • Modèles intégrés - Vous pouvez utiliser les modèles intégrés d'Evernote pour gagner du temps et des efforts tout en répondant à des besoins spécifiques. Les modèles faciles à installer sont hautement personnalisables et vous pouvez même les utiliser à l'infini.
  • Intégration étendue - Il offre une intégration étendue avec des applications tierces telles que Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive et Slack, entre autres.

Avantages:

  • Permet de recadrer des captures d'écran pour capturer les informations dont vous avez besoin
  • Offre plusieurs raccourcis clavier pour améliorer votre efficacité
  • Vous permet de modifier des fichiers et des comptes en temps réel
  • Il vous permet également de rechercher des notes manuscrites, des images de tableau blanc et des images numérisées
  • Il est capable d'identifier 11 langues manuscrites et 28 langues dactylographiées
  • Evernote for Business prend également en charge Penultimate pour iPad
  • Vous permet de numériser des documents physiques et de les conserver en tant que fichiers sécurisés

Les inconvénients:

  • L'organisation des articles n'est pas exempte d'erreur
  • La synchronisation de fichiers plus volumineux est un peu lente

Tarification:

Les plans payants commencent à 14,99 $ par mois et par utilisateur.

9. Feuille intelligente.

Smartsheet est l'un des choix privilégiés des entreprises pour assurer une gestion de projet, un partage de fichiers et une collaboration fluides. L'une de ses principales caractéristiques est qu'il offre une intégration étendue avec des applications tierces, y compris Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier, etc.

Principales caractéristiques:

  • Modèles prédéfinis - Il propose des modèles prédéfinis pour vous aider à définir les workflows et les processus métier de manière beaucoup plus simple.
  • Collaboration de contenu - Supervisez facilement la progression de la production à partir de votre feuille, attribuez des tâches, tirez parti des rappels automatisés, permettez aux autres utilisateurs de consulter le contenu et donnez des commentaires détaillés grâce à des annotations épinglées.
  • Hautement sécurisé - Smartsheets tire parti de la redondance de données multi-sites, de l'hébergement chez Equinix et des installations AWS pour garantir la sécurité de vos documents.
  • Automatisation - Vous pouvez automatiser les processus répétitifs en demandant des approbations ou en envoyant des alertes et des mises à jour.

Avantages:

  • Vous permet de combiner des chemins conditionnels et plusieurs actions pour automatiser facilement vos flux de travail
  • Permet une collaboration efficace en mettant à jour les données en temps réel sur différentes applications
  • Remplacez ou fusionnez facilement les données des feuilles de calcul Excel, des fichiers CSV et des feuilles Google dans Smartsheet
  • Fournit une interface utilisateur par glisser-déposer facile à utiliser pour personnaliser votre tableau de bord
  • Fournit un accès en temps réel sur votre smartphone via les applications iOS et Android
  • Permet à des utilisateurs tiers de consulter des fichiers et des documents

Les inconvénients:

  • Vous devez mettre beaucoup d'efforts pour apprendre sa longue liste de fonctionnalités

Tarification:

Le prix standard commence à 14 $ par mois. Pour les plans d'entreprise avec des fonctionnalités plus avancées, vous devez contacter le fournisseur.

10. Onehub.

Onehub est un autre puissant logiciel de gestion de documents sur cette liste. Il offre un téléchargement facile de fichiers avec sa fonctionnalité de glisser-déposer. De plus, il permet aux utilisateurs de contrôler les versions, d'organiser les fichiers dans des sous-dossiers et de partager en toute sécurité.

Principales caractéristiques:

  • Téléchargez facilement des fichiers - Téléchargez instantanément des fichiers grâce à la fonction glisser-déposer. Il permet également le versionnage automatique des fichiers, l'organisation basée sur les dossiers et la passerelle FTP sécurisée pour les téléchargements en masse.
  • Personnalisation - Personnalisez facilement les pages, le logo et les thèmes de couleur de l'application selon vos besoins en matière de marque. Vous pouvez également ajouter un domaine personnalisé et un étiquetage blanc à votre compte.
  • Fonctions de sécurité - Il exploite une pléthore de fonctionnalités de sécurité, y compris les autorisations basées sur les rôles, les délais d'expiration des sessions, les pistes d'audit et l'authentification à deux facteurs pour vous aider à sécuriser vos données.
  • Aperçu - Affichez facilement l'aperçu des fichiers et des documents sans les télécharger sur un navigateur ou un appareil mobile.

Avantages:

  • Vous permet de contacter le collaborateur pour approuver ou réviser vos fichiers
  • Offre une intégration en douceur avec Google Drive et OneDrive
  • Vous permet de messages pour communiquer avec chaque membre de l'équipe
  • Suivez l'activité pour savoir qui publie quoi et quand
  • Publiez des commentaires sur les dossiers pour partager facilement les commentaires
  • Tirez parti des pistes d'audit pour révoquer instantanément l'accès chaque fois que vous voyez quelque chose de louche
  • Appliquez facilement une politique de mot de passe complexe

Les inconvénients:

  • L'interface utilisateur a l'air un peu datée
  • Vous ne pouvez pas créer de sous-groupes d'utilisateurs

Tarification:

Ses plans payés commencent à 12,50 $ par mois et vont jusqu'à 500 $ par mois.

11. InfoRouter.

InfoRouter est un autre outil de gestion de documents qui peut vous aider à gérer facilement tous vos documents. Cependant, vous devez l'installer via le côté serveur sans composants côté client. La bonne nouvelle est qu'il est hautement évolutif et peut exploiter jusqu'à 100 serveurs pour partager la charge de travail.

Principales caractéristiques:

  • La gestion des dossiers - Gérez en toute sécurité les enregistrements critiques de l'entreprise en envoyant des documents à des flux de travail prédéfinis et en suivant leur statut en temps réel.
  • Rapports - Obtenez un rapport consolidé des événements qui se produisent quotidiennement.
  • Multi-langue - Il offre un support multilingue que vous pouvez exploiter pour les notifications par e-mail.
  • Dossiers actifs - Il importe automatiquement les données des dossiers surveillés dans des dossiers infoRouter prédéfinis.

Avantages:

  • Vous permet de convertir des images en fichiers PDF
  • Vous pouvez créer un nombre illimité de dossiers
  • Permet la création de plusieurs dossiers racine
  • Prend en charge HTTPS et SSL
  • Vous permet de personnaliser les modèles d'e-mail et de texte
  • Prend en charge l'historique de classification et les documents classifiés

Les inconvénients:

  • Le téléchargement de gros fichiers est un peu lent
  • L'interface utilisateur est complexe

Tarification:

Son prix est disponible sur demande.

D'autres outils non encore examinés pour cette liste incluent Docuware, M-Files et SharePoint.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents?

Les entreprises se déplaçant en ligne, les logiciels de gestion de documents attirent beaucoup l'attention ces derniers temps.

Il s'agit tout simplement de logiciels informatiques utilisés pour organiser, indexer, stocker, gérer et suivre les documents au format numérique. De plus, ils vous aident à convertir des documents en formats numériques à l'aide de scanners assez facilement.

Traiter une énorme quantité de données est assez difficile, surtout lorsque le document est dans sa forme physique.

En fait, une grande partie de la productivité de l'entreprise est perdue simplement en surmontant les défis de la documentation. Une fois converti en formats électroniques, il devient plus facile de parcourir les documents. En fin de compte, vous passez moins de temps à les rechercher et vous pouvez vous concentrer davantage sur l'extraction d'informations.

Comment utilisez-vous un logiciel de gestion de documents?

Les outils de gestion de documents sont assez faciles à utiliser. La plupart des étapes se chevauchent, quel que soit le logiciel que vous utilisez.

Regardons les étapes pratiques à l'aide de Evernote Business.

Visitez le site Web et créez votre compte et remplissez les détails nécessaires s'il s'agit d'un compte d'entreprise.

Vous pouvez vous connecter et commencer à créer du contenu immédiatement. Evernote est compatible avec une variété de documents, y compris des photos, des feuilles de calcul, des articles, des chronologies et des notes. La plupart des outils logiciels de documentation autorisent également ces documents.

Ensuite, vous pouvez commencer à ajouter des utilisateurs à votre compte professionnel. Cliquez simplement sur l'icône de gauche qui dit: «Ajouter des utilisateurs». Vous pouvez leur envoyer des invitations par e-mail et leur demander de se joindre.

Une fois que vous avez ajouté un utilisateur, il pourra voir le référentiel central pour les données et les informations. Ici, ça s'appelle le Annuaire de l'espace. Vous pouvez également leur donner accès pour effectuer des modifications et des modifications dans le référentiel.

Evernote vous permet également de prendre des notes, de configurer des discussions de travail, de créer des raccourcis et des balises, de numériser des documents et de collaborer en temps réel avec vos collègues.

Que devez-vous rechercher dans un système de gestion de documents?

Bien que vos choix et préférences varient en fonction de vos besoins et de vos documents commerciaux, voici quelques-unes des fonctionnalités de base dont vous aurez toujours besoin:

1. Archives.

Le logiciel devrait vous permettre d'archiver vos documents dans un référentiel central, pour un accès rapide et une récupération immédiate des informations - par exemple, Zoho Docs.

2. Intégration étendue.

Le logiciel de gestion de documents devrait fournir une intégration facile et étendue avec des applications tierces telles que Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, etc. Il aide à l'échange transparent de documents. Evernote Business est un excellent exemple.

3. Téléchargement en masse.

Les scénarios d'entreprise impliquent de nombreux documents. Il est difficile et long de les télécharger un par un. Par conséquent, vous devez choisir un outil de gestion de documents qui permet le téléchargement en masse de documents.

4. Sécurité des documents.

Les entreprises utilisent des outils de gestion de documents pour gérer et stocker des documents sensibles et classifiés. La compromission de ces données a généralement des conséquences importantes sur les entreprises et peut même menacer leur existence. C'est pourquoi il est nécessaire de choisir un outil de gestion de documents comme Tiroir numérique pour assurer une sécurité des données puissante.

5. Aperçus haute résolution.

Lorsque vous utilisez un outil de gestion de documents, vous ne devriez pas avoir à télécharger un document chaque fois que vous souhaitez le consulter. Le logiciel doit permettre des aperçus haute résolution quand vous le souhaitez.

Ce n'est pas une liste holistique de fonctionnalités. Les utilisateurs recherchent de nombreux autres attributs essentiels, notamment une large gamme de modèles, des discussions en temps réel, le niveau d'automatisation autorisé, la fonction de gestion des enregistrements, etc.

Résumé.

Ce sont quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion de documents disponibles. Avec cette transformation numérique, le temps des documents papier est révolu. Le stockage dans le cloud est clairement la meilleure option. Cependant, tous ces outils ont des ensembles de capacités et des USP différents.

Par conséquent, il n'est pas possible de déclarer un gagnant clair - votre sélection ne devrait dépendre que de vos besoins et de votre budget.

Par exemple, si vous recherchez une solution gratuite / abordable mais fiable, alors EverNote Business pourrait être un excellent choix. Cependant, si vous avez le budget et avez besoin d'une solution d'entreprise avec des fonctionnalités plus avancées, vous voudrez peut-être opter pour Feuille intelligente.

Examinez attentivement les différents outils et leurs fonctionnalités avant de prendre votre décision finale.

Y a-t-il des outils de gestion de documents que vous aimez utiliser? Faites-moi savoir dans les commentaires.

Lectures complémentaires sur place: Pour plus de critiques de logiciels d'entreprise, consultez mes guides sur le meilleures applications de planification, les meilleur logiciel de gestion de projet et le meilleurs outils de présentation à essayer cette année.